A fost promulgată legea nr. 208/2021 de adoptare a OUG nr. 36/2021, care a adus anumite clarificări, dar și adăugiri cu privire la modul în care se pot semna documentele departamentului de Resurse Umane în format digital. Deși acestea puteau fi semnate electronic și până acum, noua formă a legii prevede că la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă semnătura utilizată poate fi avansată sau calificată.

Pentru toate celelalte tipuri de documente ale departamentului de Resurse Umane, ce derivă din contractele de muncă și  actele adiționale, inclusiv pentru cele ce țin de Inspecția Muncii, legea permite utilizarea semnăturii electronice simple, semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate ori a sigiliului calificat al instituției.

Pentru ca agenții economici să înțeleagă pe deplin care sunt diferențele dintre cele 3 tipuri de semnături electronice, astfel încât să conștientizeze riscurile și beneficiile pe care le vor avea, vom prezenta mai jos definițiile acestora, așa cum sunt ele prevăzute în Regulamentul european eIDAS 910/2014, la care face referire chiar OUG nr. 36/2021.

• Semnătura electronică simplă are un nivel scăzut de încredere. Poate fi reprezentată prin datele de contact trecute în semnătura din e-mail ori semnătura biometrică (făcută pe o tabletă). Acest tip de semnătură poate fi aplicat pe documente electronice cu un nivel scăzut de risc;
• Semnătura electronică avansată are un nivel mediu de încredere. Cu aceasta se pot semna documente electronice cu nivel mediu de risc.  Aceasta trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

a) face trimitere exclusiv la semnatar;

b) permite identificarea semnatarului;

c) este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său; și

d) este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată

• Semnătura electronică calificată, bazată pe un certificat digital calificat, oferă cel mai ridicat nivel de încredere. Este o semnătură avansată, creată cu un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat  și folosește un certificat calificat. Este emisă în conformitate cu regulamentul European eIDAS 910/2014, recunoscută în toate țările membre și este emisă de un prestator calificat de servicii de încredere.

Semnătura electronică calificată se poate utiliza pentru semnarea documentelor cu nivel ridicat de risc, cum ar fi contractele de credit, contractele comerciale sau de prestări de servicii, contractele de muncă și actele adiționale la acestea, mandatele de reprezentare, contractele de mediere, facturile fiscale, documentele medicale sau documente în relația persoanelor fizice și a firmelor cu autoritățile publice.

Semnătura electronică calificată are, conform legislației, implicit valoare de semnătură olografă. Pentru celelalte tipuri de semnături trebuie realizată o expertiză tehnică ori de câte ori este nevoie să fie demonstrată valoarea lor legală.

Încă o modificare recentă și totodată o veste bună pentru bugetul companiilor este faptul că toate cheltuielile aferente achiziționării semnăturilor electronice utilizate în vederea semnării documentelor de încheiere, modificare, suspendare sau, după caz, de încetare a contractului individual de muncă, sunt deductibile.

certSIGN oferă gama completă de soluții pentru transformarea digitală a departamentului de Resurse Umane, în concordanţă cu reglementările legislative la nivel european şi naţional:

• certificate calificate cu valabilitate de la 1 an la 3 ani pentru angajatori;
• certificate cu valabilitate limitată, în funcție de opțiunea angajatorului, pentru angajați;
• posibilitatea obţinerii 100% online a certificatelor prin identificare video la distanţă, mecanism certificat ca fiind echivalent cu prezenţa fizică conform Regulamentului eIDAS;
• platforma de semnătură electronică la distanţă Paperless flowSIGN, certificată QSCD, care permite semnarea extrem de rapidă a unui sau a mai multor documente de către două sau mai multe persoane, inclusiv de pe dispozitivele mobile;
• marcă temporală calificată şi mecanisme de tip Long Term Validation (LTV) pentru verificarea şi validarea semnăturilor pe termen lung, incluse în toate certificatele calificate emise de certSIGN;
• arhivare electronică, conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 și Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică​.

Toate soluțiile certSIGN pot fi integrate cu programele sau aplicațiile care deja se utilizează în cadrul companiei.