Arhivarea este ultima etapă a ciclului de viață al unui document, fie că vorbim despre documente fizice sau electronice. În funcție de natura documentului, acesta poate fi păstrat sau arhivat o perioadă mai scurtă sau mai lungă de timp. Orice activitate economică sau comercială produce documente în formă fizică (hârtie) sau în formă electronică, iar arhivarea acestora este un aspect de care fiecare companie se lovește mai devreme sau mai târziu, fie că vorbim despre mediul privat sau despre cel public.
Ce înseamnă arhivare electronică, care sunt avantajele unui serviciu de găzduire a documentelor într-un centru autorizat și cine poate beneficia de aceste servicii am aflat de la Emilian Drăgan, Director Unitatea de Business Arhivare, certSIGN.
Este obligatoriu să ținem arhiva electronică într-un centru de date autorizat sau se poate păstra pe laptopul personal?
Acest domeniu, al arhivării electronice, este reglementat de Legea nr. 135/2007, care stabilește regimul juridic aplicabil creării, conservării, consultării şi utilizării documentelor în formă electronică arhivate sau care urmează a fi arhivate într-o arhivă electronică.
În consecință, arhiva electronică poate fi păstrată pe laptopul personal, însă mai devreme sau mai târziu te poți lovi de diverse situații. Cea mai des întâlnită este cea în care schimbi laptopul și pierzi sau alterezi anumite date, moment în care intervine problema majoră prin care nu mai poți să recuperezi acele documente sau nu mai poți să le antedatezi sau să le semnezi retroactiv.
Vestea bună este că există furnizori la care poți să apelezi, care îți pot oferi acest serviciu de găzduire a documentelor electronice, astfel încât să nu ai niciun fel de problemă sau stres. Ele vin la pachet cu back-up-uri, astfel încât să-ți ofere siguranța faptului că oricând, indiferent de numărul de ani pentru care trebuie arhivate, poți să-ți regăsești documentul nealterat și valabil, așa cum era la momentul semnării.
Pot să arhivez documente scanate în centrele autorizate?
Da. Poți să scanezi și să arhivezi documentele scanate, împreună cu cele care au fost emise deja electronic, lucru care îți permite să ai atât istoricul, cât și prezentul în același loc, cu acces facil, rapid, de oriunde te-ai afla. Documentele fizice trebuie păstrate și în format fizic, scanul reprezentând doar o copie.
Există vreun echivalent al ”șinei” de la dosarul cu șină în ceea ce privește documentele virtuale?
Nu există. Documentul, odată emis și semnat electronic poate fi transmis în oricâte locuri dorim, toate cu titlu de original. Nu mai există noțiunea de dosar de documente, ele circulă în mod individual. Practic nu există o echivalare a dosarului cu șină.
Serviciile de arhivare electronică sunt disponibile și pentru clienții mici și medii?
Da, la certSIGN am dezvoltat anumite funcționalități astfel încât să poată fi utilizate indiferent de mărimea companiei. Inclusiv la nivel de persoană privată există tot felul de proiecte, atât cu statul, cât și cu mediul privat, în care semnezi un contract de muncă electronic și exemplarul tău trebuie să-l păstrezi undeva. Compania are furnizori, dar tu ca persoană fizică trebuie să îți ții în siguranță exemplarul tău. Oferim soluții inclusiv pentru persoane fizice.
Dacă vrei, poți oferi acces controlat la arhiva ta către parteneri externi, de exemplu?
Una dintre funcționalitățile arhivei digitale certSIGN este posibilitatea oferirii unui acces controlat, limitat în timp sau număr de accesări către o altă persoană sau un alt colaborator sau instituție la documentele din arhiva ta sau punctual doar la anumite documente, pentru a-și putea extrage informațiile necesare.
Soluțiile de arhivare a documentelor electronice, digitizarea și stocarea documentelor fizice dezvoltate de certSIGN pot fi achiziționate online pe www.shop.certsign.ro.
